Politique de confidentialité et traitement des données

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement est l’association GOOGLE DEVELOPER GROUP MARSEILLE (SIREN : 103 493 177), située au 11 rue de la Calanque, 13008 Marseille, France.

Contact pour la confidentialité et l’exercice de vos droits : contact@gdgmarseille.fr, avec l’objet « Données personnelles ».

La présente politique concerne ce site, ses formulaires et sa newsletter. Les inscriptions réalisées sur Meetup ou GDG Community sont également soumises aux informations de confidentialité propres à ces plateformes.

2. Quelles informations sont concernées ?

Selon votre démarche, les formulaires demandent vos nom et prénom, votre adresse e-mail, le motif et le contenu de votre message, votre entreprise pour un partenariat, et votre numéro de téléphone uniquement si vous demandez un rappel.

La newsletter demande une adresse e-mail et votre accord pour recevoir les actualités. La date, le texte et la version de cet accord, ainsi que le formulaire d’origine, sont enregistrés pour en conserver la preuve. Une demande de contact ou de partenariat ne vous inscrit pas automatiquement à la newsletter.

Les services techniques peuvent aussi traiter des informations de connexion, notamment l’adresse IP et des informations sur le navigateur, pour fournir le site et lutter contre les abus. Ces informations servent à détecter les incidents et à assurer la disponibilité du service.

Les champs obligatoires sont nécessaires pour traiter la démarche choisie ; sans eux, le formulaire ne peut pas être envoyé. Les champs facultatifs sont signalés. Merci de ne pas transmettre de mot de passe, de coordonnées bancaires, de pièce d’identité ou de données sensibles dans les messages libres.

3. Pourquoi et sur quelle base ?

Les données servent à répondre aux questions, organiser un rappel demandé, étudier une proposition de partenariat ou de talk, et transmettre les actualités aux personnes inscrites.

Les demandes de contact et la newsletter reposent sur votre consentement, exprimé séparément pour chaque démarche. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment ; cela ne remet pas en cause les traitements déjà effectués légalement. Les échanges nécessaires à la préparation d’un contrat demandé par la personne concernée reposent sur les mesures précontractuelles. Le traitement nécessaire pour prévenir les abus repose sur l’intérêt légitime à sécuriser le site.

Les données nécessaires à un éventuel contrat ou à une obligation légale feront l’objet d’une information adaptée. Elles ne doivent pas être confondues avec une simple demande de contact.

4. Qui reçoit les données ?

L’accès est destiné aux personnes habilitées de l’équipe chargées de votre demande, ainsi qu’aux prestataires techniques nécessaires au service :

• Brevo : transmission des messages des formulaires à l’équipe et gestion de la liste de newsletter.
• Cloudflare Turnstile : contrôle anti-spam des formulaires. Le jeton de vérification est contrôlé côté serveur.
• Vercel : hébergement du site et exécution des formulaires.
• Ionos : gestion des boîtes e-mail de l’association.

Vos données ne sont ni vendues ni louées. Elles ne sont pas transmises aux partenaires pour leur propre prospection.

5. Durées de conservation

Le RGPD impose de limiter la conservation à ce qui est nécessaire pour chaque usage, sans fixer une durée unique pour tous les formulaires. Les limites ci-dessous sont les règles retenues pour ce site, selon l’usage des données. Une conservation distincte peut être nécessaire pour respecter une obligation légale ou défendre un droit ; elle est alors limitée aux éléments utiles et séparée des usages courants.

• Demande ponctuelle : pendant son traitement, puis au maximum 12 mois après sa clôture pour permettre le suivi des échanges. Cette limite ne s’applique pas automatiquement aux coordonnées nécessaires à une relation suivie distincte. Les éléments devenus inutiles sont supprimés plus tôt.
• Relation suivie avec un partenaire, bénévole ou intervenant : les coordonnées et éléments de suivi nécessaires sont conservés pendant la relation effective, pour les usages expliqués à la personne et sur une base légale appropriée. Une vérification annuelle permet de rectifier ou supprimer les données inutiles. Le seul fait de figurer dans un carnet d’adresses, ou de recevoir nos relances, ne suffit pas à rendre une relation active. L’historique intégral des messages n’est pas conservé systématiquement.
• Relation terminée ou devenue inactive : les coordonnées de suivi courant sont supprimées au plus tard 12 mois après la fin de la relation ou le constat documenté de son inactivité, sauf autre finalité précise, justifiée et portée à la connaissance de la personne. Les pièces nécessaires à une obligation légale ou à un litige sont archivées séparément, avec accès limité et une durée documentée selon l’obligation ou le dossier. Cette conservation ne permet pas une inscription automatique à la newsletter.
• Numéro de rappel : suppression au plus tard 30 jours après la clôture de la demande de rappel, y compris dans les copies des messages reçus, sauf si une autre utilisation a été expliquée et repose sur une base légale appropriée.
• Partenariat sans suite : au maximum 12 mois après le dernier échange. Les documents d’un partenariat conclu sont conservés selon les obligations contractuelles et comptables applicables.
• Newsletter : jusqu’au retrait du consentement ou, au plus tard, 3 ans après l’inscription ou la dernière manifestation d’intérêt confirmée de la personne. L’envoi d’une newsletter ou sa simple ouverture mesurée ne renouvelle pas ce délai. Au terme du délai, l’adresse est retirée de la liste active en l’absence de nouvel accord.
• Opposition ou désinscription : arrêt des envois dès la prise en compte de la demande. Une information minimale permettant d’éviter une réinscription involontaire est conservée dans une liste d’exclusion pendant au moins 3 ans, conformément à la recommandation de la CNIL en matière de prospection. Sa nécessité est ensuite réexaminée ; cette liste n’est jamais utilisée pour envoyer des communications.
• Preuve du consentement : conservée pendant l’abonnement pour justifier l’envoi des actualités. Après sa fin, seuls les éléments nécessaires à la gestion de l’opposition ou à la défense d’un droit sont conservés, avec un accès limité.

Les demandes d’effacement concernent les données présentes dans la messagerie et dans Brevo, sous réserve des obligations de conservation applicables. Les journaux techniques sont conservés le temps nécessaire à la sécurité et au diagnostic des incidents, selon le cycle du service concerné. Les copies de sauvegarde suivent le cycle de rotation du service concerné et ne servent pas aux envois de newsletter. Vous pouvez demander le détail applicable à vos données à contact@gdgmarseille.fr.

Les limites de 12 mois pour les demandes et de 30 jours pour le numéro de rappel sont des choix de minimisation du site, et non des délais imposés par le RGPD. Le repère de 3 ans pour la newsletter s’inspire des recommandations relatives aux prospects, sans constituer une règle universelle pour toute activité associative.

Références : CNIL — Durées de conservation et CNIL — Respecter l’opposition à la prospection.

6. Cookies, ressources externes et transferts

Ce site n’utilise pas de traceurs publicitaires ni d’outil de mesure d’audience. Certaines pages chargent des polices depuis Google Fonts ; ces requêtes exposent au fournisseur des informations techniques de connexion. Turnstile charge également des ressources externes lors de la vérification des formulaires.

Tout ajout de traceurs soumis à consentement fera l’objet d’un choix préalable. Une simple ouverture de newsletter ne prolonge pas la durée de conservation de votre adresse.

Certains prestataires, notamment Google et Cloudflare, peuvent traiter des informations techniques hors de l’Espace économique européen. Leurs conditions de traitement prévoient des garanties pour ces transferts, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne lorsque celles-ci sont applicables. Consultez les informations de Cloudflare, de Google et de Brevo. Pour obtenir des précisions ou une copie des garanties concernant vos données, contactez-nous.

7. Vos droits et comment les exercer

Selon le traitement et les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation de vos données, retirer votre consentement, exercer votre droit à la portabilité ou vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime.

Écrivez à contact@gdgmarseille.fr en précisant votre demande et l’adresse e-mail concernée. N’envoyez pas spontanément de copie de pièce d’identité ; des éléments complémentaires ne peuvent être demandés que si cela est nécessaire pour vérifier votre identité.

La réponse doit en principe intervenir sous un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de demandes nombreuses, avec information et justification dans le premier mois.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL, sans être obligé de nous contacter au préalable.

8. Sécurité et évolutions

Les formulaires utilisent une validation côté serveur et une vérification anti-spam. Les clés de service sont conservées côté serveur. L’accès aux demandes est réservé aux membres habilités de l’équipe.

La politique sera actualisée si les finalités ou les services changent. La date de version figurera en haut de cette page.